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BYLAWS

ARTICLE I - IDENTITY

The name shall be Le Club de Marketing Pharmaceutique du Quebec /The Pharmaceutical Marketing Club of Quebec (hereinafter referred to as the CMPQ / PMCQ). The CMPQ / PMCQ is an independent, not-for-profit corporation. The activities of the CMPQ / PMCQ shall be carried out in both official languages and all material shall be made available in both languages wherever possible.

ARTICLE II - OBJECTIVES

It shall be the object of the CMPQ / PMCQ to:

  1. further good fellowship among persons engaged in the marketing of products and services in the pharmaceutical, healthcare and biotechnology fields;
  2. broaden the scope of their knowledge and improve the efficiency of marketing through pertinent educational programs and informative meetings and to provide a forum for the exchange and dissemination of ideas.

ARTICLE III - CLASSES OF MEMBERSHIP

  1. Active Member Eligibility shall be limited to those employed by a company actively or closely associated with the manufacturing, marketing and promotion of pharmaceutical healthcare, and biotechnology products or services.
  2. Honorary Life Member Such memberships shall be granted by the unanimous consent of the Board of Directors.

ARTICLE IV - MEMBERSHIP APPLICATION PROCEDURES

  1. All applications for active membership shall be screened by the membership committee. Applications which have been cleared by the membership committee shall then be transmitted to the Board of Directors for final approval.
  2. All membership applications shall be submitted to the CMPQ / PMCQ no later than October 31st of each year in order to ensure adequate time and resource planning for CMPQ / PMCQ activities. Subsequent submissions will be processed as above however they may not be included in published membership directories.
  3. Nominations for honorary life membership may be made in writing to the Board of Directors by any two members of the Club who are in good standing.

ARTICLE V - DUES

The annual dues for each active member are to be determined not later than the first of September of the then current fiscal year. Dues for Honorary Life members shall be waived in all instances. Only members in good standing shall have a vote at any official function of the CMPQ / PMCQ.

ARTICLE VI - MEETINGS

Notices of general meetings, or any meetings other than the Annual General Meeting at which official business is to be transacted, must be mailed by regular mail at least ten days prior to the date of such meetings. There shall be no necessity to publish any notice in either an English or French newspaper regarding any meeting of the members.

ARTICLE VII - ORGANIZATION AND OFFICERS

  1. Board of Directors and Officers
    The Membership at the Annual General Meeting shall elect from among active members in good standing, a minimum of nine directors. The term of office for the directors shall be one year. In addition, the immediate past president and immediate past vice-president shall automatically become a member of the Board of Directors. The immediate past-vice president shall become president to ensure continuity. In the event that the immediate past president is unable to fulfill this responsibility, the responsibility shall be transferred to previous past presidents in descending chronological order. At least twelve active members of the Club must be present and vote for the Board at the Annual General Meeting. The directors shall then proceed with the appointment of a vice-president and such other officers as they may deem required. All officers including the President shall have a one year term of office. The make-up of the Board of Directors including immediate past president shall be as follows : a minimum of fifty percent (50%) shall be those employed by a company engaged in the manufacture or sale of pharmaceutical or biotechnology products for distribution through regular drug channels; if applicable, the balance of the Board shall be made up of other members who are actively and closely associated with the pharmaceutical or biotechnology industries.
  2. Nominations
    On or before the first day of March in each year, the Board of Directors shall activate the standing nomination committee consisting of the incumbent president, providing he/she is not standing for office other than immediate past president, the incoming president and the preceding president whose duty it shall be to present, not later than the first day of April, a proposed slate of directors for the ensuing year. The report of the nominations committee shall be published in the notice of the Annual General Meeting. Further nominations may be made by a group of five or more general members submitting the nominations, in writing, to be presented to the Board of Directors not less than seven days prior to the date of the Annual General Meeting. The written consent of each nominee must accompany the nominations. The President will call for these nominations from the general membership at the February monthly meeting. These nominations will be reviewed by the nomination committee and, if deemed appropriate, recommended to the membership for election.
  3. Removal of Board Members
    Any member of the Board of Directors who in any way has a negative impact on the CMPQ / PMCQ or its activities is subject to a status review by the Board and may be removed from that position by democratic process at any regular meeting.
  4. Committees
    The president shall be empowered to appoint chairpersons of the following standing committees, and of such other committees as may be from time to time deemed necessary: publicity, facility, hospitality, membership, program, social, Pharmindex, education. The chairpersons of the standing committees must be directors.

ARTICLE VIII

A total of twelve (12) active members shall constitute a quorum at any General Meeting; at a Board of Director’s Meeting, six directors shall constitute a quorum.

ARTICLE IX - FISCAL YEAR

The fiscal year of the Club shall be from July 1st through June 30th of each year.

ARTICLE X - ANNUAL GENERAL MEETING

The Annual General Meeting of the Club shall take place during the month of May, at a time and place to be determined by the Board of Directors. Notices of this meeting shall be mailed not less than three weeks prior to the date of the meeting. In addition to election of the Board of Directors, the Annual General Meeting business shall include a summary presentation of the financial status of the CMPQ / PMCQ.

ARTICLE XI - AMENDMENTS

These By-Laws may be amended by the board and ratified by a simple majority of the general membership who are present. No amendment shall be voted upon without first setting forth:

  1. the date of the meeting; and
  2. the exact wording of the proposed amendment.
Such notices must be mailed not less than three full weeks prior to the date of the meeting. Amendments may be introduced by the Board of Directors, or by any ten members in good standing, by means of a written proposal signed by each of the ten members. A special general meeting, to vote on such a proposal, or any other matter of business, may be called by any ten general members making such a demand of the Board of Directors in writing.

ARTICLE XII - FINANCIAL MANAGEMENT

Financial control will be ensured via employment of an outside financial consultant. This consultant will be remunerated according to an annual review by the Board of Directors.

Despite not-for-profit status, the CMPQ / PMCQ requires cash reserves to ensure financing of ongoing activities. To support this, the CMPQ / PMCQ will maintain a minimum of 10% of the total annual budget in cash reserve at all times.

RÈGLEMENTS

ARTICLE I - IDENTIFICATION

La raison sociale du Club est le Club de Marketing Pharmaceutique du Québec/The Pharmaceutical Marketing Club of Quebec (ci-après nommé «le CMPQ / PMCQ»). Le CMPQ / PMCQ est une société indépendante à but non lucratif. Les activités du CMPQ / PMCQ ont lieu dans les deux langues officielles et, dans la mesure du possible, tout le matériel est également produit dans les deux langues.

ARTICLE II - BUTS

Le CMPQ / PMCQ a pour buts:

  1. de promouvoir des relations amicales entre les personnes œuvrant au marketing de produits et services dans les domaines pharmaceutiques, des soins de la santé et des biotechnologies;
  2. d’étendre leur champ de connaissances et d’améliorer leur efficacité dans leur branche respective de marketing, par le biais de réunions d’information et des programmes de perfectionnement pertinents, et d’offrir une tribune propice à l’échange et à la diffusion des idées.

ARTICLE III - CATÉGORIES DE MEMBRES

  1. Membres actifs
    L’éligibilité devra se limiter à des individus employés par des compagnies agissant ou associées de près avec la fabrication, le marketing et la promotion des produits et services du domaine pharmaceutique, du milieu de la santé ainsi que des biotechnologies.
  2. Membres honoraires à vie
    Le titre de membre honoraire à vie est décerné par consentement unanime du Conseil.

ARTICLE IV - MODALITÉS D'ADMISSION

  1. Le comité des adhésions examine toutes les demandes d’admission au titre de membre actif et transmet, celles qu’il juge acceptables, au Conseil pour approbation finale.
  2. Toutes les demandes d’admission doivent être soumises au CMPQ / PMCQ au plus tard le 31 octobre de chaque année, pour faciliter la planification des activités du CMPQ / PMCQ. Les demandes soumises après cette date sont traitées selon les modalités décrites plus haut; il est toutefois probable que le nom de ces membres ne figure pas dans les répertoires des membres pour l’année visée.
  3. Toute candidature au titre de membre honoraire à vie peut être soumise au Conseil par écrit, émanant de deux membres en règle du Club.

ARTICLE V - COTISATIONS

La cotisation annuelle par membre est fixée au plus tard au mois de septembre de l’exercice financier en cours. Les membres honoraires à vie sont exemptés de cotisation en toutes circonstances. Seuls les membres en règle ont le droit de vote aux activités à caractère officiel du CMPQ / PMCQ.

ARTICLE VI - RÉUNIONS

Les convocations aux assemblées générales ou à toutes les réunions autres que l’assemblée générale annuelle, où l’on doit traiter des affaires officielles du Club, doivent être mises à la poste dix jours au moins avant la date de telles assemblées ou réunions. Il n’est pas nécessaire de publier, dans les journaux anglais ou français, d’autre convocation officielle aux réunions des membres.

ARTICLE VII - ORGANISATION ET ADMINISTRATEURS

  1. Constitution du Conseil et des Administrateurs
    Les membres présents à l’assemblée générale annuelle élisent, parmi les membres actifs en règle, au moins neuf administrateurs. Les administrateurs ont un mandat d’un an. Le(la) président(e) sortant(e) et le(la) vice-président(e) sortant(e) sont d’office membres du Conseil. Pour maintenir la continuité au sein du Bureau, le(la) vice-président(e) devient d’office président du Conseil. Dans le cas où le(la) président(e) sortant(e) n’est pas en mesure de s’acquitter de cette fonction, la responsabilité en revient à ses prédécesseurs par ordre chronologique décroissant. Au moins douze membres actifs du Club doivent être présents et participer à l’élection du Conseil au moment de l’assemblée générale annuelle. Les administrateurs procèdent ensuite à la nomination du(de la) vice-président(e) et des autres membres du Bureau, selon leur bon jugement. Tous les membres du Bureau, y compris le(la) président(e), ont un mandat d’un an.

    Le Conseil d’administration (y compris le président sortant ou la présidente sortante) est constitué de la façon suivante : au moins 50 % des membres du Conseil d’administration sont des employé(e)s d’entreprises engagées dans la fabrication ou la vente de produits pharmaceutiques ou de biotechnologie distribués par les canaux ordinaires de distribution de médicaments; le reste du Conseil, s’il y a lieu, est composé de personnes associées de près et de façon active à l’industrie pharmaceutique ou des biotechnologies.
  2. Mises en candidature
    Le 1er mars de chaque année au plus tard, le Conseil met en oeuvre le comité permanent de mise en candidature, composé du(de la) président(e) sortant(e) – à la condition qu’il(elle) ne soit pas candidat(e) à un autre poste que celui de président(e) sortant(e) -, du(de la) président(e) désigné(e) et du président(e) précédent(e). Ce comité a pour tâche de présenter, au plus tard le 1er avril, la liste des candidatures proposées aux postes de membres du Conseil, pour l’exercice financier suivant. Le rapport du comité de mise en candidature sera publié dans la convocation à l’assemblée générale annuelle.

    Un groupe d’au moins cinq membres en titre du Club peut également être suffisant pour appuyer la candidature d’autres personnes. Les candidatures doivent être soumises au Conseil par écrit au moins sept jours avant la date de l’assemblée générale annuelle. Chaque candidature doit également être accompagnée du consentement écrit de l’intéressé(e). Le président invitera les membres à poser leur candidature à l’occasion de la réunion du mois de février. Les candidatures proposées seront soumises à l’approbation du comité de mise en candidature qui, s’il les juge acceptables, les recommandera aux membres en vue de leur élection.
  3. Destitution des membres du Conseil
    Tout membre du Conseil d’administration qui a un effet négatif, quel qu’il soit, sur le CMPQ / PMCQ ou sur ses activités, peut faire l’objet d’une réévaluation de son poste par les autres membres du Conseil et peut voir ses fonctions lui être retirées, à la discrétion du Conseil. Tout membre du Conseil peut être destitué par vote démocratique dans le cadre d’une réunion ordinaire.
  4. Comités
    Le ou la présidente a le pouvoir de nommer des président(e)s pour les comités permanents suivants et pour d’autres comités jugés nécessaires à l’occasion : publicité, organisation matérielle, accueil, adhésions, programmes, activités sociales, PharmIndex, perfectionnement. Les président(e)s des comités permanents doivent être membres du Conseil.

ARTICLE VIII

Un nombre total de douze (12) membres constitue le quorum de toute assemblée générale. Aux réunions du Conseil, six administrateurs forment un quorum.

ARTICLE IX - EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier du Club va du 1er juillet d’une année au 30 juin de l’année suivante.

ARTICLE X - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle du Club se tient au cours du mois de mai, à la date, à l’heure et au lieu fixés par le Conseil. Les convocations à cette assemblée doivent être mises à la poste au moins trois semaines avant la date de l’assemblée. Outre l’élection du Conseil d’administration, l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle prévoira une présentation sommaire des états financiers du CMPQ / PMCQ.

ARTICLE XI - MODIFICATIONS

Le présent règlement peut être modifié par le Conseil d’administration, et la modification ratifiée par vote majoritaire des membres présents à l’assemblée générale. Aucune modification ne doit être soumise au vote sans avoir préalablement :

  1. fixé la date de l’assemblée et
  2. établi l’énoncé exact de la modification proposée.
L’avis de modification du règlement intérieur doit être mis à la poste au moins trois semaines complètes avant la date de l’assemblée. Les modifications au règlement intérieur peuvent être proposées soit par le Conseil, soit par dix membres en règle du Club au moyen d’une proposition écrite, signée par les dix membres. Une assemblée générale, pour soumettre une telle proposition ou toute autre question au vote, peut être convoquée par dix membres du Club en ayant fait la demande par écrit au Conseil.

ARTICLE XII - GESTION FINANCIÈRE

La gestion financière sera assurée par un consultant financier externe, qui sera rémunéré selon des modalités réévaluées chaque année par le Conseil d’administration.

Malgré son statut d’organisme sans but lucratif, le CMPQ / PMCQ a besoin d’une certaine réserve de caisse pour assurer le financement de ses activités courantes. Pour ce faire, le CMPQ / PMCQ doit veiller à maintenir en tout temps une réserve de caisse correspondant à au moins 10 % de son budget annuel total.

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